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集計のための転記・二重入力は不要!伝票作成フロー改善で業務効率アップ

情報活用支援サービス

SharePoint Online

【業種】情報通信サービス業  【従業員数】230名

◆ 導入の経緯・課題

  • 受注伝票や見積書など様々な伝票書類があり、作成の工数・手間がかかる
  • 伝票ファイルの管理が属人化し、事務スタッフの転記作業が発生。それによる転記ミスや手配遅れが深刻化
  • 集計に時間がかかり、受注状況や進捗をすぐに把握することができなかった

◆ これで解決!

  1. SharePoint Online上に、伝票管理ポータルを開設
  2. コンテンツタイプの機能により、Excel伝票に入力された情報をライブラリ上にデータベース化
  3. Excelの講座でスキルを習得。1つのExcelブックに伝票を統合し、共通項目の入力を簡素化

◆ 導入効果

  • 一度の入力で複数書類の作成が可能になり、工数を削減
  • ファイルがクラウド上にあることで、社内社外を問わず、書類の閲覧・作成が可能に
  • サイトに蓄積されたデータをExcelにエクスポート・集計でき、リアルタイムに状況を把握

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